İzlenebilirlik, bir gıdanın hammadde halinden tüketiciye kadar olan tüm üretim basamaklarına dair bilgilere ulaşılabilmesinin sağlanmasıdır. Tanımı biraz daha genişletmek gerekirse bir gıda son ürününe hammadde, katkı maddeleri, ambalaj malzemeleri, işlem yardımcıları, üretim basamakları, depolama ve nakliye bilgilerinin belli araçlar kullanılarak tespit edilebilmesidir. İzlenebilirlik sistemi üretim proseslerinin kontrol edildiği ve bu proseslere hakim olunduğunun açık bir göstergesidir ve kontrol sisteminin doğrulamasıdır.

İzlenebilirliği standartmerkezi.com isimli bir firmanın meyve sebze son ürünü için yaptığımızı düşünürsek, meyve sebzelerde izlenebilirliğin sağlanması tabiki hammaddenin ilk hali olan tohumdan başlar. Tohum ile ilgili izlenebilirlik kayıtları arasında tohumun menşei ve kayıtları, gmo sertifikası, nerede ve hangi koşullarda yetiştirildiğinin bulunması gerekir. 

Tohum aşamasından sonra fidelerin oluştuğunda tarla aşamasına geçildiğinde tarlanın yeri, alanı, tarla geçmişi, komşu tarlalarda yetiştirilen ürünler, zirai ilaç, gübre uygulama bilgileri, hasat aralıkları, sulama bilgileri, toprağa dair yapılan analiz bilgileri gibi hammaddeyi etkileyebilecek diğer bilgiler de önem oluşturmaktadır. Ele alınması gereken en önemli konu aslında tarla aşamasındaki kayıtlardır çünkü birçok firma üretim ile ilgili izlenebilirliği çok iyi bir şekilde sağlamasına rağmen hammadde yani tarla aşamasında izlenebilirliğin sağlanması konusunda sorunlar yaşamaktadır. Tarla aşamasına dair izlenebilirlik firmanın ziraat biriminin etkinliği ile direk olarak ilgilidir çünkü zirai faaliyetler başlı başına bir uzmanlık konusudur. Diğer birimlerin bu faaliyetlere dair kayıt tutma ve izlenebilirlik sağlama çabaları beraberinde birçok eksiklik ve hata getirmekte ve izlenebilirlikte oluşan bu eksiklik ve hatalar bu konuda uzman kişiler tarafından rahatlıkla görülmektedir. Tarla aşamasını takip eden hammaddenin üretim yerine ulaştırılmasına dair nakliye kayıtları ile tarla kayıtları tamamlanmakta ve üretim kayıtları başmaktadır.  

Tarla kayıtları ile üretim kayıtlarının doğru ve izlenebilirliği sağlayacak şekilde entegre edilmesi gerekir. Bu entegrasyon sağlanamaz ve bağ oluşturulamaz ise izlenebilirlik sistemi oluşturulamaz.  

Üretim izlenebilirlik kayıtları firmanın kalite yönetim ve gıda güvenliği sistemlerinin kapsamında olan bazı kayıtlardan oluşur, bu kayıtlar firmanın belirlediği izlenebilirlik sistemi için baz alınan lotlama zincirini sağlayacak olan kayıtlardır ve bu kayıtlar ile son ürünün nakliye kayıtları ile birleştirilerek firmanın hammadde dahil üretime dair tüm basamaklarından ürünün standartmerkezi adlı müşteriye ulaşmasına kadar olan izlenebilirlik sistemi sağlanmış olur. Firma içi izlenebilirliğin sağlanması için baz alınan lotlama standartmerkezi adlı müşteriye ürün etiketlenerek taşınır ve izlenebilirlik sistemine son tüketici de dahil edilir. 

Ürün izlenebilirlik sistemi için kullanılan lotlama sisteminin bir benzeri katkı maddeleri, ambalaj malzemeleri ve işlem yardımcıları için de kurulmalı ve ürüne gerçekleştirmede kullanılan tüm maddelerin de izlenebilirliği sağlanmalıdır.  

İzlenebilirlik sisteminin kurulması uluslararası standartlar dışında aynı zamanda yasal bir zorunluluk haline gelmiş ve gıda güvenliğine dair bilinen veya bilinmeyen risklerin tanımlanması, sağlığa zararlı olan gıdaların tüketimlerinin engellenmesi veya geri çağırılabilmeleri için gerekli olan bilgilerin etiketlerde bulunması gerekmektedir. ISO 9001 kalite yönetim ve ISO 22000 gıda güvenliği sistem standartları, BRC ve IFS gibi diğer standartlarda da izlenebilirliğin sağlanması elzem olan bir gerekliliktir. 

İzlenebilirlik sisteminin sağlanması gerekliliğinin yanı sıra, bu sistemin aynı zamanda belli sıklıklarla test edilerek izlenebilirliğin sağlandığının doğrulanması gerekmektedir. Bu sıklık en az yıllık olmalıdır. 

İzlenebilirlik sisteminin kurulması ve test edilerek etkin bir şekilde işlediğinin kontrol edilmesinin yanı sıra üretilen ürün miktarının ne kadarının izlenebildiği yada ürün gerçekleştirme prosesine ait tam bir miktarsal izlenebilirliğinin sağlanıp sağlanamadığı da önemlidir. Ürünün tamamının izlenebilirliğinin sağlanıp sağlanamadığının kontrolü için firma bir kütlesel denklik sistemi geliştirmelidir. Kütlesel denkliğin sağlanması BRC standardı için elzem olan bir gerekliliktir. 

Kütlesel denkliğin sağlanması için son ürünün bütünüyle ele alınmalıdır. Oluşturulan kayıt sisteminde ürün gerçekleştirme için kullanılan hammadde, katkı maddeleri, ambalaj malzemeleri, işlem yardımcılarının miktarları kayıt altına alınmalıdır. Tutulan bu kayıtlar ile herhangi bir son üründe kullanılan hammadde, katkı maddeleri, ambalaj malzemeleri, işlem yardımcılarının hangi miktarlarda kullanıldığının tespitinin yanı sıra kullanılan bu hammadde, katkı maddeleri, ambalaj malzemeleri, işlem yardımcılarının başka hangi ürünlerde hangi miktarlarda kullanıldığı da tespit edilebiliyor olmalıdır. 

Kütlesel denklik testi hammaddeden son ürüne doğru değil son üründen hammaddeye doğru yapılmalı ve son üründe kullanılan hammadde, katkı maddeleri, ambalaj malzemeleri, işlem yardımcılarının başka hangi ürünlerde kullanıldığı ve bu ürünlere dair izlenebilirlik kayıtlarına da ulaşılabilinmelidir. 

Mutlak kütlesel denklik ancak hammadde, katkı maddeleri, ambalaj malzemeleri, işlem yardımcıları miktarlarının kaydedilmesinin yanı sıra bu maddelere ait fire ve işletme kayıplarının da tam olarak kayıt altına alınması ile sağlanır. Aynı zamanda bu maddelerin ürünlerdeki kulanım oranlarını belirten ürün bileşim ve formülasyonları da kütlesel denkliğin sağlanması için bulundurulması gereken kayıtlardır. 

Kütlesel denklik sisteminin oluşturulması başta her ne kadar zor olsa da, bu sistemin doğru bir şekilde kurulup etkin bir şekilde uygulanıyor olması firmalar için büyük bir başarı olmakla beraber izlenebilirlik sisteminin son noktasıdır.